Knep för småföretagare att spara tid – som faktiskt fungerar
Tid är ju pengar, inte minst om man har ett litet företag med en massa saker att göra. Så här blir du mer effektiv!
Houzz Norden Redaktionen
18 november 2019
Brukar det kännas som om du har alltför mycket jobb men inte tillräckligt med timmar att göra dem på? Är man småföretagare ansvarar man vanligen för alla uppdrag inom firman, och det kan vara svårt att räcka till. Ta en titt på dessa tips som på ett effektivt sätt kan göra din organisation bättre och öka din produktivitet.
Logga din värdefulla tid
Lista i din kalender precis hur lång tid du lägger ner på varje uppgift varje dag, så kan du sen gå igenom och utvärdera dem. Kanske ger du mycket tid till saker som inte producerar resultat?
Rebecca Alexander, exekutiv coach på The Coaching Studio, säger: “Det kan hjälpa att jämföra din att-göra lista från vecka till vecka. Om det finns ett stort glapp mellan de uppgifter du vill utföra, och vad du faktiskt får gjort, så är det dags att ställa frågan – lägger jag tid på onödiga saker, eller tar vardagliga saker för lång tid. Och i så fall varför? Saknar du resurser, motivering eller kunskap? Det kan vara en eller alla de sakerna, så med en veckoplan blir det lättare att överskåda vad som kan göras bättre.”
Lista i din kalender precis hur lång tid du lägger ner på varje uppgift varje dag, så kan du sen gå igenom och utvärdera dem. Kanske ger du mycket tid till saker som inte producerar resultat?
Rebecca Alexander, exekutiv coach på The Coaching Studio, säger: “Det kan hjälpa att jämföra din att-göra lista från vecka till vecka. Om det finns ett stort glapp mellan de uppgifter du vill utföra, och vad du faktiskt får gjort, så är det dags att ställa frågan – lägger jag tid på onödiga saker, eller tar vardagliga saker för lång tid. Och i så fall varför? Saknar du resurser, motivering eller kunskap? Det kan vara en eller alla de sakerna, så med en veckoplan blir det lättare att överskåda vad som kan göras bättre.”
Prova tomattekniken
Om du tycker det är svårt att fokusera på vissa jobb ska du pröva ett system som Francesco Cirillo skapade runt en tomat-formad kökstimer. Välj ett jobb du har svårt för och intala dig själv att du ska ge det 100% fokus i 25 minuter. Sätt timern och börja jobba. När den ringer får du en belöning, en kopp kaffe eller en liten bensträckare. När du har gjort fyra ‘Pomodoros’ i rad är det dags att ta en längre rast, 20 minuter är bra. Det ger tillräckligt med tid för din hjärna att slappna av innan du börjar nästa jobb.
Om du tycker det är svårt att fokusera på vissa jobb ska du pröva ett system som Francesco Cirillo skapade runt en tomat-formad kökstimer. Välj ett jobb du har svårt för och intala dig själv att du ska ge det 100% fokus i 25 minuter. Sätt timern och börja jobba. När den ringer får du en belöning, en kopp kaffe eller en liten bensträckare. När du har gjort fyra ‘Pomodoros’ i rad är det dags att ta en längre rast, 20 minuter är bra. Det ger tillräckligt med tid för din hjärna att slappna av innan du börjar nästa jobb.
Skriv en realistisk att göra lista
En lista på jobb som ska göras varje dag är bra, eftersom du får en klar målbild över allt som ska fixas. Skriva gärna uppgifterna i rangordning efter hur brådskande eller viktiga de är. Detta kommer informera dig om vilka jobb som måste göras i dag och vilka som kan vänta till imorgon. Var realistisk med vad du kan åstadkomma under en arbetsdag, och dela upp stora jobb i mindre bitar. Gör du en överambitiös lista kan du lätt mista motivationen och energin i slutet av dagen.
Rebecca Alexander säger: “Det är nödvändigt att ha en sektion som heter ‘Viktigt men icke-brådskande’ i din planering. Där ska finnas jobb som tar stora grepp, som att hitta en ny grossist, planera marknadsföring inför nästa säsong eller en att skriva en rekryteringsplan. Dessa jobb får oftast flytta på sig för jobb som är brådskande, men egentligen inte så viktiga. Vissa experter tror att vi lägger alldeles för mycket tid på saker som är brådskande men inte viktiga, och så lite som 10% på viktiga saker som inte är brådskande – men som blir det till slut.
En lista på jobb som ska göras varje dag är bra, eftersom du får en klar målbild över allt som ska fixas. Skriva gärna uppgifterna i rangordning efter hur brådskande eller viktiga de är. Detta kommer informera dig om vilka jobb som måste göras i dag och vilka som kan vänta till imorgon. Var realistisk med vad du kan åstadkomma under en arbetsdag, och dela upp stora jobb i mindre bitar. Gör du en överambitiös lista kan du lätt mista motivationen och energin i slutet av dagen.
Rebecca Alexander säger: “Det är nödvändigt att ha en sektion som heter ‘Viktigt men icke-brådskande’ i din planering. Där ska finnas jobb som tar stora grepp, som att hitta en ny grossist, planera marknadsföring inför nästa säsong eller en att skriva en rekryteringsplan. Dessa jobb får oftast flytta på sig för jobb som är brådskande, men egentligen inte så viktiga. Vissa experter tror att vi lägger alldeles för mycket tid på saker som är brådskande men inte viktiga, och så lite som 10% på viktiga saker som inte är brådskande – men som blir det till slut.
Delegera mera
Som småföretagare är du antagligen van vid att ha många olika roller eftersom du inte har resurser att hyra in hjälp. Men det kan vara en falsk ekonomi. Var ärlig och tänk efter vika jobb du inte är bra på, och kolla sen om det finns proffshjälp att få.
“Om du försöker göra allt själv har du inget extra att ge under hektiska perioder,” säger Jennifer Chong, projektledare inom inredning hos Feioi. “Det är kanske värt pengarna att lägga ut jobb på dem som gör det bättre, vare sig det rör sig om marknadsföring, ekonomi, sociala medier och administration. Då får du tid att fokusera på det du är bra på, som till sist är det som kommer föra firman vidare.”
Som småföretagare är du antagligen van vid att ha många olika roller eftersom du inte har resurser att hyra in hjälp. Men det kan vara en falsk ekonomi. Var ärlig och tänk efter vika jobb du inte är bra på, och kolla sen om det finns proffshjälp att få.
“Om du försöker göra allt själv har du inget extra att ge under hektiska perioder,” säger Jennifer Chong, projektledare inom inredning hos Feioi. “Det är kanske värt pengarna att lägga ut jobb på dem som gör det bättre, vare sig det rör sig om marknadsföring, ekonomi, sociala medier och administration. Då får du tid att fokusera på det du är bra på, som till sist är det som kommer föra firman vidare.”
Skär ner på multi-tasking
Hur ofta håller du på med mer än en sak i taget? Vi vet alla hur det är. Vi är mitt i skapandet av en rapport eller en presentation när det droppar in ett mejl som vi bara måste ta itu med, samtidigt som vi lägger upp en statusuppdatering på sociala medier. “Vänta med att öppna mejlen när du kommer till jobbet,” säger Rebecca Alexander. “Om du har något viktigt som måste göras, se till att tackla jobbet så fort du kan. Den där extra timmen kan vara guld värd. Vi tror att vi bara ska ta 5 minuter och kolla mejlen, men så sugs man in i inkorgen och så har ett par timmar gått utan att man ens påbörjat det viktiga jobbet. Och om vi ska vara ärliga kan de flesta mejl vänta en timme utan att det blir katastrof.
En undersökning från American Psychology Association (APA) visar att multi-tasking reducerar produktiviteten med upp till 40%, så släpp några av bollarna du har i luften och dela upp dagen i bitar så du kan fokusera helt på olika saker.
Hur ofta håller du på med mer än en sak i taget? Vi vet alla hur det är. Vi är mitt i skapandet av en rapport eller en presentation när det droppar in ett mejl som vi bara måste ta itu med, samtidigt som vi lägger upp en statusuppdatering på sociala medier. “Vänta med att öppna mejlen när du kommer till jobbet,” säger Rebecca Alexander. “Om du har något viktigt som måste göras, se till att tackla jobbet så fort du kan. Den där extra timmen kan vara guld värd. Vi tror att vi bara ska ta 5 minuter och kolla mejlen, men så sugs man in i inkorgen och så har ett par timmar gått utan att man ens påbörjat det viktiga jobbet. Och om vi ska vara ärliga kan de flesta mejl vänta en timme utan att det blir katastrof.
En undersökning från American Psychology Association (APA) visar att multi-tasking reducerar produktiviteten med upp till 40%, så släpp några av bollarna du har i luften och dela upp dagen i bitar så du kan fokusera helt på olika saker.
Din bästa tid är – när?
När ligger du på topp under din arbetsdag? Kanske är du morgonmänniska med massa energi att lägga på tunga uppgifter, eller så är du i ditt esse efter lunch? Schemalägg dina mest krävande uppgifter då du vet att du är i bästa form.
När ligger du på topp under din arbetsdag? Kanske är du morgonmänniska med massa energi att lägga på tunga uppgifter, eller så är du i ditt esse efter lunch? Schemalägg dina mest krävande uppgifter då du vet att du är i bästa form.
Överplanera inte
Visst är det bra med en organiserad och inrutad arbetsdag, men kom ihåg att oväntade saker alltid händer som du måste hitta tid till. Om du använder några av knepen här kommer du förhoppningsvis ha tid över till att vara lite mer rörlig och fri i ditt jobb.
BERÄTTA!
Har du några bra tips på hur du kan spara tid och jobba effektivt? Dela med dig i kommentarsfältet!
Visst är det bra med en organiserad och inrutad arbetsdag, men kom ihåg att oväntade saker alltid händer som du måste hitta tid till. Om du använder några av knepen här kommer du förhoppningsvis ha tid över till att vara lite mer rörlig och fri i ditt jobb.
BERÄTTA!
Har du några bra tips på hur du kan spara tid och jobba effektivt? Dela med dig i kommentarsfältet!
Vad arbetar du med just nu?
Liknande artiklar
Stanna hemma
Så kan Houzz hjälpa dig att jobba på distans
Med dessa digitala verktyg på Houzz kan du fortsätta samarbeta med kunder och marknadsföra ditt företag.
Läs artikeln
Tips för experter
Så får du dina kunder att skriva ett bra omdöme om ditt jobb
Nöjd kund? Så här uppmuntrar du dem att rekommendera dig till andra på Houzz.
Läs artikeln
Design
Hur skapar man en designklassiker?
Vi får svaren från Anne-Louise Sommer, chef på Design Museum Danmark.
Läs artikeln
Tips för experter
5 saker som hindrar din firma från att växa
Undvik de här vanliga misstagen och se till att ditt företag fortsätter att expandera.
Läs artikeln
Arkitektur
Shou Sugi Ban – bränt trä är det nya svarta
Genom att omvandla trä till en lättskött och spännande yta håller den uråldriga tekniken på att bli en global trend.
Läs artikeln
Tips för experter
8 saker du kan göra just nu för att stärka ditt företag
Av Erin Carlyle
Lär dig att jobba mer digitalt, håll kontakten med kunder och investera i mer marknadsföring.
Läs artikeln
Stanna hemma
Snygg på skärmen: Tips för riktigt proffsiga digitala möten
Av Sara Norrman
Allteftersom vi jobbar och umgås mer på nätet, vill vi ge ett både personligt och proffsigt intryck – 3 experter ger råd
Läs artikeln
Stanna hemma
Svenska experter: Så påverkas branschen av Covid-19
Av Sara Norrman
Vi bad experter inom bygg, inredning och arkitektur berätta hur viruset slår mot deras jobb, och hur de tacklat det.
Läs artikeln
Stanna hemma
Hur man bäst kommunicerar runt Covid-19 med kunderna
En design coach föreslår hur man jobbar på distans och regelbundet upplyser kunderna om hur projekt fortgår.
Läs artikeln
Well said
Great topic and feedbacks. Many Tks Houzz. PROMORDOR Technique has made me successful a few times in tuff design tasks. The difference now I know that it is called 'Promordor" so It is true and effective. "Peak Times " is very true and highly effective. As an Interior Architect, I changed recently my pattern of scheduling the day starting morning session in the workshop, then after lunch in the home office. Sometimes workshops continue till 5p.then late hrs in the home office. Except that every possible meal together with family daily- Then watch movies /documentaries etc with the family at least 4 times per wk. After all as OnePlan review said. Life is short, further adding to the same phylosophy I believe that we are not programmed computers to perform consistently,we are Human beings so let's feel free to live a satisfying life with joy & peace. 🙏👍
GREAT THANK YOU